La normativa sul whistleblowing, introdotta nel nostro Paese con D.Lgs. 24/2023, ha imposto alle imprese che adottano un Modello organizzativo 231 (ma anche a quelle che non lo hanno, ma che hanno oltre 50 dipendenti) di istituire un sistema interno di whistleblowing, per cui la gestione delle segnalazioni rientra a pieno titolo tra le misure di prevenzione. La predisposizione di canali di segnalazione riservati e di un sistema di monitoraggio affidabile diviene, pertanto, condizione essenziale di efficacia del Modello, per cui il soggetto a cui è affidata la gestione delle segnalazioni ha un compito centrale non solo nella loro, ma anche nella loro valutazione, che deve avvenire in modo competente, indipendente ed imparziale.
Il Gestore delle segnalazioni deve garantire:
- La riservatezza dell’identità del segnalante;
- L’accesso sicuro al canale di comunicazione;
- La tracciabilità delle attività svolte;
- Il rispetto dei tempi di risposta previsti dalla legge.
Il Decreto Whistleblowing, ha, dunque, posto il problema della scelta del soggetto a cui affidare tale delicato compito.
L’ANAC (Associazione nazionale anticorruzione) ha elaborato per prima le proprie “Linee-guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne” nel luglio del 2023, affermando che, nel settore privato, la scelta del soggetto cui affidare il ruolo di gestore delle segnalazioni è rimessa all’autonomia organizzativa di ciascun ente, in considerazione delle esigenze connesse alle dimensioni, alla natura dell’attività esercitata e alla realtà organizzativa concreta.
Richiamando i requisiti previsti dal legislatore per lo svolgimento del ruolo, ha soecificato che “a meri fini esemplificativi, può essere affidato, tra gli altri, agli organi di internal audit, all’Organismo di vigilanza previsto dalla disciplina del d.lgs. n. 231/2001, ai comitati etici“.
A seguire, nell’ottobre 2023, anche Confindustria ha indicato le proprie Linee guida in materia (“Nuova disciplina whistleblowing – Guida operativa per enti privati“), identificando nell’Organismo di Vigilanza (detto anche OdV) l’organo deputato alla gestione di tale processo, considerando che già possiede i requisiti richiesti dalla disciplina in esame per svolgere il compito senza condizionamenti (specifica competenza, terzietà, autonomia ed indipendenza) e che la disciplina del whistleblowing è parte integrante del Modello 231, sulla cui osservanza l’OdV è chiamato a vigilare. Peraltro, l’OdV è destinatario dei flussi informativi ordinari interni all’ente, ivi compresi quelli relativi ad eventuali criticità nell’attuazione del Modello organizzativo e a sue violazioni rispetto alle quali già svolge attività di verifica. Anche laddove la scelta del ruolo da parte dell’azienda non ricadesse su detto Organismo, Confindustria ha, comunque, rilevato l’opportunità che l’OdV sia coinvolto nel processo di gestione delle segnalazioni, regolamentando all’interno del Modello 231 i necessari flussi informativi e richiamando il rispetto degli obblighi di riservatezza, alla luce della rilevanza che alcune segnalazioni previste dal D.Lgs. 24/2023 possono avere anche ai fini 231.
Dello stesso periodo è il “Position Paper” dell’AODV231 – Associazione dei componenti degli Organismi di Vigilanza, che invita a valutare attentamente il complesso degli adempimenti che il D.Lgs. 24/2023 impone al Gestore delle segnalazioni e delle esigenze di tipo organizzativo che questa ulteriore attività richiede, partendo dal principio che la gestione delle segnalazioni da parte di chi partecipa ad attività gestorie potrebbe condizionare l’indipendenza ed autonomia di giudizio e generare situazioni di conflitto di interessi. Accanto all’assunzione del ruolo di Gestore delle segnalazioni da parte dell’OdV, si ipotizza anche un suo ruolo meramente consultivo o di “smistamento” delle segnalazioni e l’affidamento dell’incarico ad un ufficio composto da personale interno e da uno o più soggetti esterni con le competenze professionali adatte a svolgere le attività previste dal Decreto Whistleblowing. Quale che sia la soluzione prescelta, secondo l’AODV231 l’OdV deve in ogni caso esercitare un importante ruolo di vigilanza affinchè sia informato immediatamente delle segnalazioni aventi rilevanza 231 e “ricevere flussi informativi periodici dal Gestore (con periodicità da definire coerentemente con i termini stabiliti dal D.Lgs. 24/2023 per il riscontro alle segnalazioni) in merito a tutte le segnalazioni (anche quelle non di rilevanza “231” o valutate come “non whistleblowing”), al fine di verificare il funzionamento del sistema e la qualità dello smistamento e al fine di intervenire a correttivo di eventuali errori di valutazione o, comunque, in ottica di costante miglioramento del Modello organizzativo” (che deve prevedere tali flussi).
La scelta dell’OdV come Gestore delle segnalazioni appare come una scelta “obbligata” per le piccole imprese, che, in alternativa, possono optare per l’individuazione di un gestore esterno del canale e/o per la condivisione del canale con altre organizzazioni.
Anche il CNDCEC-Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili, nel proprio documento Nuova disciplina del whistleblowing e impatto sul d.lgs. 231/2001 dello stesso periodo ha evidenziato la particolarità dell’azione richiesta dal Decreto Whistleblowing, sollevando il problema che l’attribuzione del ruolo all’OdV potrebbe creare in termini di indipendenza ed autonomia connessi all’esercizio che gli è proprio di organo di vigilanza e controllo, sostenendo che “Tali requisiti potrebbero, infatti, risultare compromessi per effetto delle ulteriori mansioni di “gestione” del canale whistleblowing, necessariamente connesse all’esercizio di una attività per l’appunto “gestoria”.
Anche il CNDCEC ha, tuttavia, evidenziato la necessità di coordinamento tra il Gestore delle segnalazioni e l’OdV, nel caso tale compito non fosse svolto da quest’ultimo, posto che l’Organismo non può mai considerarsi totalmente estraneo alla segnalazione, laddove questa abbia ad oggetto violazioni del Modello 231 o reati-presupposto.
E’ comunque opinione comune , che, nel caso di assunzione dell’incarico di Gestore delle segnalazioni da parte dell’OdV, si debba procedere nei confronti dell’Organismo ad un’integrazione dell’incarico ed alla sua formalizzazione, essendo esteso il tipo di attività richiesta dal D.Lgs. 24/2023 e non essendo, di per sé, compreso nel mandato ordinario di vigilanza dell’Organismo.